TCE-MT orienta sobre descarte e preservação de documentos previdenciários

O Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso (TCE-MT) estabeleceu diretrizes para a gestão documental de benefícios assistenciais temporários concedidos pelos municípios, recomendando que esses registros sejam mantidos arquivados pelo maior tempo possível. Os documentos devem permanecer disponíveis até que se esgotem todas as possibilidades de contestação judicial sobre o tema.

A orientação foi apresentada pelo conselheiro-relator Alisson Alencar, durante sessão ordinária realizada na terça-feira (24), em resposta a consulta enviada pelo Instituto de Previdência Social de Sinop. A demanda buscou esclarecimentos quanto ao período mínimo adequado para a guarda de documentos administrativos relacionados a benefícios como auxílio-doença, salário-maternidade e auxílio-reclusão.

A consulta também abordou a adequação dos prazos prescricionais previstos na legislação previdenciária e tributária, além de solicitar orientações técnicas sobre procedimentos de descarte seguro desses arquivos.

De acordo com o conselheiro Alisson Alencar, é responsabilidade dos institutos previdenciários elaborar uma tabela de temporalidade dos documentos, sempre considerando o maior prazo prescricional ou decadencial estabelecido em lei para a conservação desses registros.

“Cabe ao órgão elaborar tabela de temporalidade dos documentos, os prazos de utilidade e conservação nos termos da Resolução de Consulta TCE-MT 14/2008. Desse modo, em relação aos documentos previdenciários, a temporalidade dos documentos está vinculada ao prazo em que os benefícios podem ser questionados judicialmente, seja nas legislações previdenciária ou tributária”, enfatizou Alisson Alencar.

O conselheiro também destacou que a eliminação desses documentos deve obedecer a boas práticas de segurança da informação e governança, empregando normas técnicas específicas que assegurem o descarte seguro e definitivo dos dados.

A ementa aprovada durante a sessão, de forma unânime pelos conselheiros do TCE-MT, reforçou que cabe ao órgão observar rigorosamente as normas estabelecidas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e pela Organização Internacional de Normalização (ISO) para o processo de descarte documental.

Também foi ressaltada a necessidade de observar o guia prático de gestão de processos do Governo Federal e o Decreto 10.278/2020, que detalha as técnicas e procedimentos para o tratamento de documentos digitalizados.

Para mais informações, a Secretaria de Comunicação do TCE-MT mantém canais de contato disponíveis por e-mail e telefone.